A medida que la crisis de Covid-19 avanza en su tercer año, las organizaciones de todo el mundo se están planteando cómo diseñar o reformar sus centros de trabajo para volver a atraer a sus empleados a las oficinas tras más de un año de teletrabajo y cómo hacerlas más productivas.
El cambio de la asistencia presencial al trabajo en remoto supuso, en muchos casos, una tarea complicada a la que costó acostumbrarse. Ahora el tiempo ha pasado y las opiniones y prioridades de los empleados han cambiado: el bienestar, la flexibilidad y el equilibrio entre el trabajo y la vida privada son los aspectos más importantes a tener en cuenta en el mundo laboral.
¿Cómo lograr el regreso de los empleados a la oficina?
Si bien es cierto que hemos implantando con éxito algunos tipos de trabajo remoto y contemos con múltiples tecnologías de la información y las comunicaciones (TICs), echamos de menos la experiencia humana propia de trabajar unos con otros, cara a cara, en espacios diseñados especialmente para estimular la creatividad, la agilidad y la innovación que las organizaciones necesitan para ser realmente productivas y crecer.
Nuestras recomendaciones sobre cómo las organizaciones pueden implementar cambios a pequeña y gran escala para atraer a los trabajadores de nuevo al trabajo en persona, son las siguientes:
Modelos híbridos
El equilibrio entre el trabajo y la vida privada es la piedra angular sobre la que gira todo hoy en día. “Home office”, “trabajo remoto”, “teletrabajo” o “modelo híbrido” son conceptos que escuchamos regularmente en nuestro día a día desde la pandemia y que favorecen, en cierta manera, ese equilibrio.
Si bien la pandemia de COVID-19 aceleró este proceso de cambio en las formas de trabajo tradicionales, la realidad es que desde hace muchos años la incorporación de tecnologías y herramientas digitales y de la comunicación ya había facilitado a cientos de empresas llevar a cabo sus tareas en la distancia.
Este modelo ha sido incorporado en las dinámicas laborales de una importante cantidad de empresas, pero ¿Qué ventajas ofrece para los trabajadores y la compañía?
- Permite la flexibilidad
- Mejor eficiencia del espacio y reducción de costes
- Mejora la experiencia laboral
- Aumenta el compromiso en el lugar de trabajo
- Aumenta la productividad
- Promueve la innovación tecnológica
- Atrae y retiene talento
La posibilidad de trabajar en remoto en más de una ocasión sin que suponga una situación excepcional además de estar a la orden del día y tener todas esas ventajas, también ayuda a aliviar la densidad de personal en las oficinas, lo que nos lleva al siguiente punto.
Cuidado de la salud
Uno de los factores que más condiciona la vuelta a la normalidad es el miedo al contagio, por ello todas las nuevas premisas de diseño y arquitectura de oficinas en España y del resto del mundo giran en torno a la seguridad y la higiene.
Ante los riesgos de contagio que se puedan presentar en espacios laborales cerrados, de elevado contacto y difícil distanciamiento social, los diseñadores apuestan por una reducción de la densidad en las oficinas. De ahí que se promueva el modelo híbrido explicado anteriormente.
A corto plazo, se modificarán los diseños ya existentes, pero, de aquí a unos años, la arquitectura y el diseño de interiores van a ser una herramienta facilitadora para hacer sentir a la gente pleno bienestar y, sobre todo, protección y seguridad.
Ventilación, materiales y muebles de oficina higiénicos, menos zonas cerradas, implementación de materiales más seguros e higiénicos… son solo algunos de los puntos que tendremos que asegurar para lograr el tan preciado “bienestar” de los trabajadores.
Espacio más amplio y al aire libre
Los espacios modernistas, abarrotados y llenos de objetos dan paso a interiores orgánicos, limpios y con el equipamiento de oficinas estrictamente necesario. Destacan entornos más cómodos e inspirados en los hogares y lo artesanal.
Los espacios diáfanos hacen que los miembros de una empresa interactúen entre sí mientras desarrollan sus actividades. Cada empleado tiene su independencia en un entorno amplio y favorable para integrarse psicosocialmente, obteniendo una sensación de amplitud e iluminación sin aislar las áreas. Se trata de diferenciar las zonas, pero al mismo tiempo facilita la comunicación y colaboración siendo espacios no solo abiertos, sino multifuncionales.
Enfatizamos elementos como la iluminación natural, la ventilación y la conectividad con la naturaleza como formas de mejorar la salud y el bienestar de los empleados.
Además, aquellos centros de trabajo privilegiados que cuentan con un balcón o una terraza, antes abandonada, podrán sacar provecho y ponerlos en práctica.
Fomentar la interacción
Después de meses trabajando separados, los trabajadores afirman que el principal motivo por el que quieren volver a la oficina es poder socializar y estar con otras personas para poder colaborar de una forma que no es posible mediante el trabajo remoto. Por ese motivo es indispensable que existan determinados espacios de la oficina que permitan estos modos de trabajo y, especialmente, el de colaboración.
Estos espacios colaborativos, como las salas de reuniones o despachos, deben ser concebidos o adaptarse para garantizar la salud y el bienestar de los empleados. Deben poder aplicarse de forma sencilla los protocolos de distanciamiento físico y limpieza necesarios para crear un entorno laboral más seguro.
Claves para que sea un espacio más productivo
Mientras muchas empresas se están planteando cómo diseñar o reformar sus oficinas para volver a atraer a sus empleados, otros se plantean cómo hacer que sus instalaciones sean el motor para aumentar la productividad de estos.
Crea zonas de trabajo polivalentes
Presentaciones con clientes, reuniones con compañeros de otras áreas, el café de media mañana y otros muchos ejemplos son acciones que forman parte del aspecto social de las empresas. Contar con zonas polivalentes nos permitirá distribuir el ruido y alejarlo de las zonas de trabajo operativas.
En este aspecto, el uso de mamparas divisorias o tabiques móviles aportará seguridad y privacidad, adaptándose a los diferentes espacios y momentos de la jornada laboral.
Controla la ergonomía
La ergonomía en el trabajo es esencial para cuidar de la salud y el confort de los trabajadores minimizando el riesgo de lesiones y accidentes laborales.
Se trata de un estudio complejo y no se reduce a elegir sillas ergonómicas para oficina u otro tipo de mobiliario ergonómico. Facilitar la adopción del mobiliario específico para cada labor permite la realización de cada tarea de manera más efectiva.
La ergonomía en el puesto de trabajo es esencial para que el trabajador mantenga una postura adecuada y, con ello, desempeñe un buen rendimiento laboral.
Temperatura y calidad del aire
Asegurar una buena calidad del aire en el interior de una oficina es esencial para garantizar la salud de los trabajadores, lo que se convierte además en un mejor rendimiento laboral.
Sobre la calidad del aire interior pueden influir varios factores, principalmente de origen químico, como compuestos orgánicos volátiles, o biológicos, y estos a su vez influyen en la salud de las personas.
Por ello, para rendir al 100% como profesional, el entorno laboral debe tener unas mínimas condiciones de climatización y ventilación que logren conseguir un confort térmico en los espacios interiores.
En el Real Decreto486/1997, el INSST establece como temperatura ideal entre 17 y 27 grados para trabajos sedentarios y con una humedad de entre el 30 y 70% y una temperatura entre 14 y 25 grados para locales donde se realicen trabajos ligeros.
El color en la oficina
Conseguir un equilibro de materiales, colores y texturas ayuda a prevenir la monotonía y a ser más creativos y productivos. Por este motivo hay que diseñar y distribuir muy bien las distintas áreas de trabajo, pintarlas e iluminarlas adecuadamente para cada actividad que se desarrolle en ella.
No hay que elegir un sólo color, se pueden combinar varios tonos, pero eso sí, es recomendable que exista armonía entre ellos y el resto de elementos que integran el espacio, como mobiliario o revestimientos de paredes.
El ruido
Teléfonos sonando, conversaciones entre compañeros, el ruido del teclado o las alertas de los correos electrónicos entrantes, son situaciones con las que convivimos diariamente y que pueden provocar un alto nivel de estrés.
Se estima, de manera generalizada que el nivel de ruido en la oficina no debe superar los 55 decibelios, siendo el nivel óptimo entre 30 y 40 para evitar que el trabajador pueda trastornos.
Por todo ello, es de vital importancia para las empresas conseguir un espacio donde el nivel de ruido se reduzca al máximo, ya que conseguirán tanto incrementar el bienestar del trabajador como aumentar su nivel de concentración y de productividad.
Para conseguirlo, hay distintas soluciones como usar materiales aislantes en las paredes, distribuir los muebles de manera correcta, utilizar alfombras o pavimentos textiles, crear espacios separados que otorguen intimidad y silencio…
Aprovecha la biofilia:
Gran parte nuestra vida transcurre en el lugar de trabajo, de ahí que, ante la falta de conexión con el entorno natural, cada vez más compañías decidan implantar espacios de trabajo alineados con la naturaleza y el medio ambiente.
Gracias a recursos como la iluminación, la incorporación de elementos orgánicos en paredes y mobiliario, materiales naturales que ayudan a tener una mejor calidad del aire, terrazas ajardinadas y espacios al aire libre se puede contribuir a mejorar el bienestar, el rendimiento, la inspiración y la productividad de los empleados.
Conclusión
Como conclusión, con este artículo hemos podido ver cómo las características físicas y ambientales de las oficinas y espacios de trabajo son determinantes.
Por este motivo, recomendamos a las empresas y corporaciones a aprovechar este momento para pensar en cómo pueden mejorar los entornos de trabajo de una manera que aumente el compromiso y el bienestar de los empleados, fomentando así la asistencia, aumentando la retención y atrayendo nuevos talentos y, además, mejorando la productividad de estos.
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