Durante muchos años la distribución en las oficinas ha estado marcada por los tabiques y paredes que separaban áreas, jerarquías o departamentos, pero actualmente es una tendencia cada vez más extendida que las compañías, a la hora de diseñar o reformar sus espacios de trabajo, opten por oficinas abiertas.
En los últimos tiempos, uno de los debates protagonistas del diseño de oficinas ha sido si son mejores las oficinas abiertas o las oficinas cerradas, enfocando la polémica en el impacto que cada tipo de diseño tiene en la productividad, el buen desempeño y el bienestar de los trabajadores.
Las Open Space u oficinas abiertas se imponen en gran parte del mundo y aportan muchas ventajas, pero también pueden provocar distracciones. Veamos sus pros y contras.
Ventajas de las oficinas abiertas
Mejora la interacción y comunicación entre trabajadores
La primera de las ventajas y, quizás, una de las más importantes, es un aumento de la comunicación entre todas las personas de una empresa. No son necesarios los teléfonos, los correos o los chats de empresa para comunicarte con los compañeros, basta con acercarse hasta la zona en la que el trabajador se encuentre. Así se facilita el diálogo, hay más dinamismo y se trabaja en equipo avanzando hacia resultados productivos.
Además del trabajo colaborativo, una zona de trabajo abierto promueve el diálogo entre los trabajadores, no solo por cuestiones laborales, también en aspectos personales, lo que ayuda a mejorar la relación entre los empleados.
Sensación de amplitud
El concepto “Open Space” hace referencia a entornos diáfanos. En el diseño de oficinas este término da lugar a espacios de trabajo amplios donde no son necesarias las paredes ni otro tipo de barreras arquitectónicas, lo que se traduce en una gran amplitud de superficie.
Las zonas apenas se distinguen permitiendo mayor libertad de movimiento y la sensación de las oficinas es realmente de mayor amplitud de espacio, optimizando al máximo la superficie disponible.
Adiós jerarquía
En el pasado, las oficinas se caracterizaban por presentar una fuerte verticalidad entre departamentos. Cada una de las áreas y despachos se encontraba en un área determinada por paredes o tabiques.
En cambio, la arquitectura sin paredes de las oficinas abiertas fomenta la horizontalidad en el trabajo. De esta forma se rompen las barreras de comunicación interdepartamental y además se crea un entorno saludable, mejorando las relaciones entre empleados, mandos intermedios y CEO en pro de una mejor coordinación entre todos.
Optimización y distribución del espacio
Las paredes y tabiques ocupan un espacio que no tiene más uso que el de separar. Eliminando los muros aumentaremos el espacio útil que podremos destinar a otros fines.
De esta forma, conseguimos un espacio de trabajo más optimizado y funcional para el desempeño de la actividad en cuestión, lo que favorece la libre circulación de las personas de forma más cómoda y un posible aumento del número de empleados a futuro.
Mejora la iluminación
En las oficinas actuales y de nuevo diseño se prima la generación de entornos diáfanos y luminosos.
Eliminando las paredes permitimos que la luz natural llegue a todo el espacio de la oficina abierta de forma homogénea, con lo que conseguimos una mejor iluminación en las zonas de trabajo y reducimos el gasto en electricidad.
Además, en caso de que fuese necesario crear algún espacio más apartado, siempre podríamos utilizar mamparas divisorias de vidrio que dejan pasar la luz.
Aumento de motivación y competitividad
El compartir espacio con otros compañeros y con los altos cargos de las empresas hace posible una sinergia entre conocimientos y experiencias, aumenta la eficiencia y enriquece la cultura organizacional.
Gracias al contacto en este nuevo formato de oficina el trabajo de cada uno se hace visible, se crean sinergias y aumenta la motivación de los trabajadores, lo que se traduce en una ventaja para la organización.
Sentimiento de comunidad y fidelidad a la empresa
Pasar 8h al día, 5 días a la semana juntos mejora los vínculos entre empleados. Ser capaces de ver otros compañeros trabajando con el mismo objetivo en común provoca una fuerte sensación de unidad.
Desventajas de las oficinas abiertas
Falta de concentración
Sin barreras se trabaja bien, pero tenemos muchas más distracciones. El hecho de estar todos juntos en un mismo espacio, además de aumentar el ruido ambiental, hace que se compartan también otro tipo de ruidos.
El tránsito de los compañeros que salen a tomar un café, conversaciones entre empleados, llamadas de teléfono y hasta teclear en el ordenador se convierten en distracciones que pueden provocar falta de concentración para mantener el ritmo de trabajo.
Por este motivo es imprescindible el acondicionamiento acústico de los distintos ambientes.
Baja productividad
El punto anterior, en el que los empleados sufren frecuentes distracciones puede suponer un problema. El resultado más frecuente es una reducción de la concentración y, por ende, una reducción de la productividad.
Menor privacidad
En las oficinas de espacios abiertos se disminuye considerablemente la privacidad de los empleados, lo que puede suponer un hándicap a la hora de necesitar mantener una reunión con clientes o con otros compañeros que implique la necesidad de cierta privacidad.
Para estos casos es importante contar con salas de reuniones y despachos, o espacios de reunión separados acústicamente.
¿Espacios de trabajo mixtos como solución?
En los últimos años, las oficinas de espacios abiertos o las Open Space están evolucionando. Las compañías buscan fórmulas flexibles para acomodar sus dinámicas laborales a las necesidades de sus empleados. La idea de combinar jornadas en remoto con otras en la oficina es señalada como la más eficaz, pero debe salvar problemas como la tendencia a la presencialidad.
Si bien la tendencia avanza hacia oficinas abiertas sin divisiones de espacios, cada vez se introducen más salas separadas y, a veces insonorizadas, en las que poder realizar reuniones puntuales o trabajos rápidos.
Las oficinas Open Space del futuro deberán:
- Generar zonas compartimentadas, cerradas e insonorizadas donde los trabajadores puedan decidir trabajar en el caso de que necesiten máxima concentración o donde puedan reunirse con otros empleados o clientes sin molestar a los compañeros de la zona.
- Reservar, en los casos que sea necesario, despachos para directivos y otro personal al mando.
El concepto Open Space puede parecer muy atractivo a simple vista, pero siempre debe acompañarse de una correcta arquitectura a la hora de realizar el diseño de interior. Para poder diseñar una oficina que cumpla con todos los requisitos necesarios es bueno contar con profesionales del sector como KL1.
